Se faire aider au niveau de la rémunération

Paie des salariés

La gestion de la paie est une tâche particulièrement ardue pour une entreprise. Face à une règlementation du travail de plus en plus complexe, la gestion des fiches de paie pour les salariés s’avère chronophage pour le service des ressources humaines et de la comptabilité alors que sa valeur ajoutée est faible pour l’entreprise. L’externalisation de la rémunération auprès d’un prestataire spécialisé peut être un moyen intéressant pour gagner en flexibilité et en sécurité tout en maîtrisant ses coûts. Voici quelques conseils et pistes pour éclairer votre réflexion et réussir votre externalisation. 

Externalisation de la paie : quels avantages ?

La gestion de la paie des salariés demande du temps et des compétences. Si vous ne possédez pas de comptable en interne, cette activité incombera généralement au service des ressources humaines. Cependant, cet exercice prend beaucoup de temps et seule une équipe qualifiée peut le réaliser efficacement. La sous-traitance de la paie vous permet donc de gagner de temps et de ressources majeures pour votre entreprise, tout en bénéficiant des compétences professionnelles exceptionnelles. En effet, cela vous évitera d’investir dans la formation, les logiciels de gestion et le recrutement. Autre avantage de recourir à un prestataire d’externalisation, vous n’aurez pas à vous soucier de la maintenance, de la sauvegarde des données dans votre logiciel de paie et de la mise à jour. Une équipe de saisie comptable qualifiée s’en chargera pour vous. Exploitation, configuration, évolution du logiciel… les coûts en interne liés à la paie sont difficiles à mesurer. L’externalisation de cette opération vous permet non seulement de maîtriser vos charges, mais aussi d’avoir des coûts variables s’ajustant à votre activité, plutôt que des coûts fixes, ce qui est difficile à ajuster. Lorsque vous externalisez votre paie auprès d’une agence spécialisée, vous bénéficiez de son expertise. Elle est en mesure de vous offrir un service professionnel et efficace. Le recours à un organisme de services d’externalisation de paie vous permettra d’accéder à des systèmes innovants et de suivre l’évolution de la règlementation. N’hésitez pas à consulter www.juris-paye.fr pour en savoir plus.

Comment bien externaliser la rémunération ? 

Réussir l’externalisation de la paie nécessite en amont d’effectuer un audit de la gestion actuelle de votre paie. Cela vous permettra de comprendre vos processus internes et externes, d’identifier les domaines à améliorer, de relever les coûts cachés de l’externalisation (maintenance, frais matériels, formation du personnel, frais logiciels…) et de soulever d’éventuels points de non-conformités RH. À l’aide de toutes ces informations, vous aurez une idée claire sur vos besoins, et vous pourrez analyser l’opportunité d’externaliser, notamment en matière de ROI ou d’économies. Certaines sociétés se tournent souvent vers leur expert-comptable pour externaliser leur paie, mais il existe d’autres moyens intéressants. De nombreuses entreprises se sont ainsi spécialisées dans la gestion de la rémunération, offrant de nombreux services dédiés. Il est également possible de faire appel à un gestionnaire de paie à temps partiel qui pourra prendre en charge la gestion de la paie, mais aussi d’apporter une perspective plus globale sur les ressources humaines. Afin de réussir votre externalisation, vous devrez construire une relation de confiance avec votre prestataire, ce qui implique une réelle maîtrise du processus de sa part et une participation active de votre département des ressources humaines.

Quels sont les moyens efficaces pour externaliser la paie ?

La sous-traitance de paie est possible à plusieurs niveaux. L’externalisation de service lorsque le prestataire s’occupe du processus de gestion de la paie avec ses propres outils, l’externalisation du matériel quand celle-ci propose certains outils pour la gestion de la paie de l’entreprise et la sous-traitance de service avec accès lorsque le prestataire assure la conformité des résultats. Une feuille de route pour définir l’objectif, les conditions de l’entreprise et les moyens de contrôle de la démarche doivent être mis en place avant de choisir la solution d’externalisation de votre société. Il est nécessaire de définir clairement la part de compétence du prestataire sélectionné afin de déterminer chaque responsabilité. L’entreprise doit bien choisir le prestataire de la paie en bâtissant une bonne relation de confiance constante. Celui-ci doit offrir d’autres avantages à l’entreprise tels qu’un niveau technique élevé et une proximité géographique.

Externaliser la paie : quel prestataire choisir ?

La gestion de la paie demande du temps et des compétences particulières. Lorsqu’une société ne peut pas s’en occuper correctement, elle peut l’externaliser partiellement ou totalement. Cependant, elle doit choisir soigneusement son prestataire externe. En effet, il existe deux grandes catégories de sous-traitant qui peuvent gérer le traitement partiel ou total de la paie d’une entreprise. Il s’agit des cabinets d’expertise comptable et des entreprises spécialisées dans la gestion de la paie. En faisant appel à un cabinet comptable, vous pourrez bénéficier d’une bonne maîtrise de chiffres et de calcul. Ce type de prestataire assure également la fiabilité des montants. Une entreprise spécialisée dans la gestion de paie, quant à elle, offre une excellente maîtrise de processus de gestion ainsi qu’une sécurité maximale. De plus, elle dispose une parfaite connaissance du métier, ce qui lui permet de proposer des prestations de qualité sur mesure. Il est même possible d’obtenir des bulletins de paie en ligne. D’ailleurs, une société de gestion de rémunération peut intervenir dans le recrutement des salariés. Pour choisir entre ces deux prestataires, vous devez vous baser sur vos besoins réels en termes de services connexes ou de proximités par exemple. L’environnement d’implantation est également à prendre en compte pour comparer les tarifs proposés par les différents prestataires.

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