Qu’est ce que la gestion documentaire ?

Gestion documentaire

Toutes les entreprises gèrent chaque jour des milliers de données et documents, sans forcément mettre en place un système d’organisation et de gestion documentaire concret. Pourtant, nombre d’entre elles tireraient de nombreux bénéfices à hiérarchiser et centraliser leurs contenus. Dans cet article, apprenez-en plus sur la gestion documentaire et découvrez quel outil privilégier pour la mettre en place facilement et pouvoir éditer toutes sortes de documents, comme ceux soumis à la norme Dita.

Définition de la gestion documentaire

Dans le sens large, la gestion documentaire consiste à mettre en place un système qui permet de gérer un grand nombre de données et documents, en un seul et même endroit. À l’heure actuelle et avec la digitalisation, il est impératif de pouvoir centraliser l’ensemble de ses données dans une interface intuitive et collaborative.

Les logiciels de gestion documentaire répondent à ce besoin et proposent de nombreuses fonctionnalités pour simplifier le travail des responsables de la documentation, mais pas que. Toutes les parties prenantes d’une entreprise sont amenées à concevoir des documents, les partager, les traduire, les archiver…

Zoom sur la norme DITA

Certaines entreprises éditent des documents qui doivent respecter des normes précises. Cela concerne notamment la conception de documentation technique. Des standards ont été créés pour permettre à toutes les entreprises, fournisseurs, clients, partenaires… de pouvoir parler le même langage et respecter les mêmes formats. C’est là qu’entre en jeu la norme Dita.

Qu’est-ce que la norme Dita ?

La norme Dita est un standard de rédaction spécifique à la documentation technique. Elle est basée sur le langage XML et propose une arborescence très poussée. Grâce à elle, il est possible de créer des interactions entre les parties d’un même document voire d’autres documents qui respectent le même standard.

Les champs d’application de la norme Dita

La norme Dita est particulièrement utilisée par les personnes chargées de concevoir les documentations techniques, comme des notices, des manuels d’utilisation… Elle permet aux rédacteurs techniques de rédiger des documents, de traduire des contenus de manière plus intuitive, de structurer leurs rédactions et de les exporter dans différents types de formats.

 

Pourquoi intégrer la norme Dita dans sa gestion documentaire ?

Pour une gestion documentaire optimale et bien organisée, il peut être très judicieux d’intégrer la norme Dita. Grâce à elle, les collaborateurs gagnent un temps précieux puisqu’ils n’utilisent plus qu’un seul outil pour concevoir les documentations techniques et peuvent ensuite les convertir en différents formats.

Par ailleurs, la traduction et la modification des contenus se font plus simplement depuis le document principal, sans devoir modifier plusieurs fois différents supports.

Le gain de temps permet d’améliorer la productivité des équipes mais aussi de réduire les coûts de conception et de traduction des contenus.

Mettre en place une gestion documentaire efficace grâce à des outils performants

Vous souhaitez organiser votre gestion documentaire et y intégrer de manière simple la norme Dita ? Il existe des outils performants pour cela. Misez sur un logiciel qui propose toutes les fonctionnalités nécessaires à votre gestion documentaire : centralisation de données physiques et digitales, conception de documentations techniques avancées, modification intuitive des documents, organisation et archivage des contenus… 

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