La liste des différents frais de voyages

frais de voyages

L’expression « frais de voyages » désigne l’ensemble des dépenses engagées au cours des déplacements professionnels ou encourues pour le compte d’une société. Le terme « déplacement professionnel » fait référence au fait de s’absenter du domicile et du lieu de travail simultanément. Il ne concerne pas ou peu la vie privée du collaborateur. Comme les frais de voyages sont règlementés, il est crucial de connaître les dépenses incluses et qui font l’objet de remboursement.

Les frais de transport et autres frais liés aux déplacements

La gestion des frais de voyage est strictement encadrée par la loi et la politique de l’entreprise. À ce titre, toutes les dépenses ne sont pas autorisées et/ou remboursées. Parmi celles admises figurent les frais de transport. L’employé qui effectue le voyage est libre de choisir son moyen de transport : sa voiture personnelle, une voiture de location, taxi, train, avion, etc. Les coûts sont alors remboursés et déductibles à hauteur des montants justifiés.

En dehors des trajets aller et retour, les frais de transport incluent aussi les déplacements sur le lieu de destination. Il est recommandé d’apporter les justificatifs nécessaires pour demander leurs remboursements effectifs. De plus, les frais de déplacement annexes sont assimilés à des frais de voyages. Ils englobent divers éléments comme le garage de l’hôtel, les taxes routières et les taxes de stationnement. Pour rappel, les trajets journaliers du domicile au travail n’en font pas partie.

Les frais d’hébergement et de logement

Outre les frais de transport et les frais annexes liés aux déplacements comme les frais kilométriques, les frais de voyages englobent les frais d’hébergement et de logement. Toutefois, ils ne sont remboursés que si les deux conditions suivantes sont remplies :

  • Impossibilité pour l’employé de rejoindre son domicile (distance longue de plus de 50 km).
  • Durée du trajet pour retourner au domicile de l’employé en transport en commun supérieure à 90 minutes.

En revanche, la TVA y afférente n’est pas déductible et n’est donc pas récupérable.

Par ailleurs, les frais d’hébergement et de logement ne sont remboursables que sur présentation des justificatifs. Pour tous les frais qui ont été engagés à l’intérieur du pays, l’employeur est en droit de les calculer de manière forfaitaire sur la base d’un montant par nuitée. Il revient à chaque entreprise de définir son propre taux de remboursement. À l’inverse, dans le cas des frais de voyages encourus à l’étranger, ils sont remboursés sur la base des frais réels.

Les frais de restauration et autres frais accessoires

Les frais de restauration et autres frais accessoires sont aussi éligibles au titre de frais de voyages. En général, les entreprises fixent des indemnités journalières pour couvrir ces dépenses. Aux yeux de l’entreprise et de l’administration fiscale, il est indispensable de les justifier avec des pièces justificatives en bonne et due forme. Cela est valable pour les repas d’affaires courants. Concrètement, les factures doivent être au nom de l’entreprise avec les noms de tous les invités pour récupérer la TVA.

Néanmoins, l’employé doit faire très attention. Il ne peut prétendre aux remboursements des frais de restauration et autres frais accessoires lorsque ces dépenses sont intégrées dans d’autres coûts déjà pris en charge :

  • Frais de repas inclus dans une autre dépense.
  • Frais d’hébergement.
  • Frais d’inscription, etc.

Pour information, on entend par autres frais accessoires les pourboires, les frais de consigne, etc. Ils sont acceptés et remboursés dès lors que l’employé est en mesure de présenter les pièces justificatives.

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