Guide en ligne sur la piste d’audit fiable

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La dématérialisation des factures concerne tous les opérateurs dans le secteur du commerce. Elle est même devenue obligatoire en France. Il s’agit d’une alternative moins onéreuse et plus sécurisée par rapport à la facturation en papier. La piste d’audit fiable garantit un contrôle permanent de l’authenticité et de la sauvegarde de toutes les factures. 

Qu’est-ce que la piste d’audit fiable ?

La piste d’audit fiable, connue sous l’acronyme PAF, désigne un dispositif adopté par les entreprises pour proposer à l’administration fiscale des données originales et complètes sur l’ensemble des processus des opérations financières. Elle joue un rôle exceptionnel dans la prévention de tout risque de fraude ou de perte des factures. 

La PAF doit principalement reconstituer et mémoriser la totalité des étapes de la facturation, allant de la commande jusqu’au paiement. Plus précisément, l’émetteur doit pouvoir retracer tous les justificatifs liés à une opération d’achat ou de vente effectuée. 

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Les objectifs de la PAF

La piste d’audit fiable comme principal but d’encourager la dématérialisation des factures. Elle propose une solution pratique et fiable pour faire face aux contrôles de l’administration fiscale sur toutes les opérations facturées. Mieux encore, la mise en place d’un audit interne sur la comptabilité ne sera plus indispensable. L’équipe de contrôle budgétaire de l’entreprise n’aura plus qu’à suivre les transactions commerciales en consultant les factures par ordre chronologique. 

Pour initier votre PAF, faites appel à un expert. Ce professionnel pourrait vous guider dans la constitution des documents obligatoires. Ce n’est pas tout, vous obtiendrez des conseils pratiques pour faire accepter vos justificatifs de transactions auprès de l’administration fiscale.

Si vous envisagez de tirer profit de la PAF, vous avez intérêt à respecter les mentions obligatoires pour la facture. Chaque pièce doit présenter une date, l’identité du vendeur ainsi que la référence du bon de commande. Elle inscrit par la suite, le produit ou le service fourni à l’acheteur, sa quantité, et aussi son prix d’achat. Le montant total de l’achat requiert une écriture en chiffres puis en lettres. Pour les factures destinées à une entreprise, la TVA applicable s’avère obligatoire. 

Les conditions de constitution des documents du PAF

À l’ère de la digitalisation, la plupart des factures sont en version électronique. Par ailleurs, certaines transactions s’avèrent encore inscrites sur papier. La facture en support papier devrait être reproduite en évitant toute modification de son contenu (textes, images, symboles). Sans oublier que les couleurs sont également à respecter. La plupart des entreprises utilisent un scanner professionnel afin d’éviter de déformer la facture. Autrement, l’utilisation d’un appareil photo est autorisée, à condition que la luminosité et le contraste n’apportent aucun changement. Tous les documents numérisés doivent être conservés sous format PDF. Une signature électronique confirme la conformité de la copie à l’original. Il est recommandé de ne présenter aucune rature dans la facture à digitaliser. 

Archivez précieusement les factures en papier. L’administration fiscale a le droit de réclamer la version originale d’une pièce, surtout lorsqu’il s’agit d’une opération mettant en jeu une somme importante. Il est bon de savoir que les documents qui constituent la piste d’audit fiable doivent être gardés en version numérique pendant 6 ans. 

Pour une validité de la piste d’audit fiable, l’administration fiscale impose des conditions pour toutes les personnes physiques et morales. Chaque pièce doit être authentique et bien lisible. Sans oublier l’intégrité du contenu. En cas de contrôle fiscal, présenter les factures ainsi que les autres pièces justificatives ne prendra que quelques minutes. 

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