Gestion d’entreprise : comment optimiser la gestion des factures ?

La facturation est un élément clé du fonctionnement de la trésorerie d’une entreprise, mais elle prend beaucoup de temps. En conséquence, des logiciels spéciaux sont apparus, conçus pour faciliter les tâches quotidiennes de l’entreprise. Un logiciel de facturation est également disponible dès aujourd’hui.

La gestion de la facturation et son importance au sein d’une entreprise 

Avant d’entrer dans le vif du sujet, l’importance de la gestion d entreprise des factures dans une entreprise. La gestion des factures est la tâche la plus importante dans la relation entre une marque et ses clients. Les factures sont des documents qui reflètent les transactions financières liées aux ventes ou aux services fournis. Ce systeme de gestion est une opération nécessaire pour décider d’obtenir une comptabilité équitable. Les factures assurent la traçabilité des produits ou services vendus. C’est un outil de gestion utilisé pour suivre les commandes, les stocks, les dettes et trier les clients. Il constitue des pièces justificatives en matière comptable et fiscale. La facturation est également une opération obligatoire. En effet, le Code de commerce impose à toute activité professionnelle d’émettre des factures pour tout achat de produit ou prestation de service. Ceci est essentiel pour la surveillance gouvernementale et le paiement de la TVA. Ainsi, une fois la vente conclue, l’entreprise doit émettre une facture à ses clients, qui contient toutes les informations obligatoires, notamment l’identité des professionnels et de leurs clients, les numéros de facture, les objets de vente et les quantités. Articles vendus, prix hors TVA, valeur totale de la TVA, conditions de remise, éventuelles remises de prix à la date de la vente, etc. Veuillez noter que tout manque d’information peut être puni par la loi grâce aux règles de gestion. Quant à l’acheteur, s’il ne reçoit rien, il doit demander une facture. Pour plus d’information, veuillez cliquer sur ce lien

Pourquoi utiliser des logiciels de facturation ?

Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation ?

Par définition, un logiciel de facturation fait référence à des solutions informatiques permettant de gérer automatiquement les factures, les devis et le suivi des paiements. Selon le type de logiciel, certains permettent un suivi en temps réel de la trésorerie de l’entreprise, tout en permettant des paiements en ligne. Il s’agit d’un assistant comptable pour les petites entreprises. Le logiciel de facturation est un systeme de gestion qui va créer automatiquement un document basé sur le modèle, et comprendra le nom de la société de l’acheteur et du vendeur et leurs adresses respectives, la date de vente, le prix unitaire de service, les factures à date de paiement obligatoire et les pénalités de retard en cas de non-paiement. Un logiciel de facturation d’une gestion entreprise peut être utilisé pour générer différentes factures. Il peut être utilisé pour préparer des factures d’approvisionnement, des factures de régularisation, des factures de caisse, des factures pro-forma et des factures finales.​​​​

Quelques règles à appliquer pour gérer la facturation

Le systeme de gestion des factures fait l’objet d’un contrôle juridique à plusieurs niveaux, notamment en termes d’obligations de facturation, de dates de livraison des factures, de prise en charge des factures, de logiciels, de documents de référence qui doivent être indiqués sur la facture et de stockage de facture.

Obligations de facturation aux entreprises

Tout d’abord, les professionnels ont l’obligation de facturer. La facture est obligatoire :

  • Acheter tout produit ou fournir tout service pour répondre aux besoins professionnels,
  • Pour les ventes à distance,
  • Livrer des biens d’occasion, des œuvres d’art, des objets de collection ou des antiquités dans le cadre d’enchères publiques,
  • Pour les ventes livrées aux particuliers demandant des factures.

Si nécessaire, vous pouvez sous-traiter vos factures en respectant gestion d entreprise d’autoriser des tiers à créer des factures en votre nom et pour votre compte.

Date de facturation

Concernant la date à laquelle une facture doit être créée, les règles de gestion suivantes s’appliquent :

  • Pour les ventes : une facture est émise lors de l’acceptation de la commande ou de la livraison (si elle intervient plus tard).
  • Pour les prestations : une facture sera émise à la date de réalisation de la prestation.

La facture doit être au moins en deux exemplaires, l’un pour le client et l’autre pour la société à conserver.

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