Comment bien choisir son outil de gestion de projet ?

gestion de projet

Le choix d’un outil de gestion de projet est une question fondamentale pour les entreprises. En effet, le niveau d’exigence peut différer, tout comme les fonctionnalités proposées. D’autre part, il y a aussi les différentes formes de solution. Cette tâche s’avère donc être difficile. Voici des conseils pour vous aider à choisir la solution de gestion de projet la plus adaptée à votre activité. 

Définir les besoins du projet et les listes de tâches nécessitant l’outil

La première étape indispensable dans la démarche pour choisir un logiciel de gestion de projet est la définition de vos besoins. Cela consiste à mettre en évidence tous les problèmes de gestion auxquels l’entreprise fait face. Cela peut être les outils obsolètes, les processus assez longs, la répétition d’erreurs, le manque de visibilité et bien d’autres. Il faut ensuite classer ces besoins par ordre de priorité. 

Cette démarche permet d’étudier les différentes fonctionnalités des logiciels disponibles. En fait, l’outil de suivi de projet peut assurer des tâches simples pour les projets de petite taille. Mais il existe des outils avec des fonctionnalités tout-en-un pour les projets de grande envergure. Pour en savoir plus, cliquez ici.

Pour information, les fonctionnalités courantes des logiciels de gestion de projets concernent la gestion des tâches, le partage de documents, la facturation, et les indicateurs de suivi. Ce sont, d’ailleurs, les options les plus recherchées par les entreprises. 

Il est possible que le projet ne nécessite que l’une de ces fonctionnalités, avoir quelques options en plus est néanmoins toujours préférable. Cela peut être utile pour une future extension du projet. 

Vérifier si les options proposées sont adaptées au métier et au secteur d’activité

A part les besoins du projet et les principales fonctionnalités que ce dernier exige, il faut aussi que le logiciel management de projet soit adapté au métier. C’est-à-dire qu’il doit au moins être personnalisé pour le secteur d’activité. Sans quoi, il serait indispensable de penser à opter pour d’autres adaptations. Toutefois, cela peut engendrer des coûts supplémentaires.

De ce fait, choisir un logiciel de suivi de projet conçu spécialement pour l’activité peut être une excellente initiative. En fait, les outils trop généralistes sont à éviter afin de ne pas s’éparpiller dans chaque tâche, mais aussi pour faciliter l’utilisation de l’outil. 

Dans cette optique, en plus de la taille et de la structure de la société, il faut aussi considérer son expertise vis-à-vis du métier. Cela implique la visualisation des futures extensions que peut nécessiter le projet. Cela peut permettre d’obtenir une solution sur-mesure, ce qui est assez rare puisque le projet peut prendre de l’ampleur envisagée. Mais cela a l’avantage de réduire les adaptations à effectuer.

Choisir les possibilités de collaboration

La bonne gestion d’un projet implique aussi un bon travail d’équipe. Dans ce cas, il faut aussi que le logiciel choisi soit un outil collaboratif de gestion de projet. Ainsi, il doit autoriser la gestion de nombreux comptes utilisateurs. Généralement, c’est une fonctionnalité basique d’un logiciel de gestion, mais le nombre d’utilisateurs maximum varie d’un outil à un autre. Il faut donc faire attention à ce détail lors du choix.

D’autre part, il est possible de choisir une solution en local ou sur le cloud (en mode SaaS). 

Le logiciel de suivi de projet en local est installé sur les serveurs dans le local de l’entreprise. C’est-à-dire que les mises à jour et maintenances de l’outil sont à la charge de cette dernière. 

En ce qui concerne le mode cloud, il s’agit d’un outil de gestion de projet en ligne. Le logiciel est installé dans un serveur extérieur. Il est donc accessible depuis n’importe quel poste, et partout tant qu’il y a une connexion Internet. Les maintenances et les mises à jour sont à la charge du prestataire.

 

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